Trước tiên căn cứ vào lượng đơn để tăng hay giảm áp lực với các bên chuyển phát, gọi là biết mình biết người thì đàm phán sẽ nhẹ nhàng hơn & dễ dàng giúp bạn tối ưu chi phí chuyển phát nhanh

(Bài này loại trừ các idol có chi phí vận chuyển từ 300 triệu trở lên)

LƯU Ý KHI ĐÀM PHÁN VỚI CÁC BÊN CHUYỂN PHÁT NHANH

Phần trăm chiết khấu:

Nếu 100 triệu tiền chuyển phát tháng thì có thể đàm phán được mức chiết khấu khoảng 20% trở lên (cho cả tiền chuyển phát lẫn COD). Với 200 triệu/tháng thì 25% là khả thi (Bạn nào mà trong trường hợp này chưa đàm phán được thì inbox mình mình hướng dẫn hỗ trợ cho, mọi thứ free nhé).

Đàm phán về chuyển hoàn:

– Đã không bán được hàng lại còn mất tiền chuyển phát 2 chiều, nó là vấn đề thực sự đau đầu mệt mỏi với tất cả các shop (với nhiều shop bán hàng rác giá nhập rẻ tiền thì sẽ vứt luôn hàng khỏi hoàn vì tiền hoàn chiều về có khi cao hơn tiền nhập). Vậy nên cân nhắc đàm phán miễn phí 50% với hàng hoàn nếu dưới 10% tổng đơn hoàn trong tháng, 40% nếu từ 10 – 15% và trên 15% thì cân nhắc lại đối tượng khách hàng, gia cố lại bộ phận chốt đơn rồi tùy tình hình mà đàm phán mức miễn phí hàng hoàn.

Đàm phán về việc bồi thường:

* Việc bồi thường chúng ta phải xác định lỗi, vậy nên làm rõ lỗi của bên nào bên đó chịu và hình thức xử lý khi gặp lỗi đó.

• – Giao chậm + Hàng hoàn trả shop chậm (không đúng như cam kết phụ lục kèm theo)
• – Bóc hàng cho khách xem khi shop không cho phép đồng kiểm
• – Hàng hư hỏng (chứng minh được)
• – Tự ý hoàn hàng khi không được sự đồng ý của Shop
• – Thái độ không đúng với khách hàng khiến khách hàng từ chối nhận

=> Tất cả lỗi trên chuyển phát phải bỏ tiền ra mua gói hàng đó

Thống nhất rõ về phương thức trao đổi thông tin:

* 90% các shop đang mắc lỗi này, để khắc phục việc này chúng ta xử lý thống nhất đơn giản như sau:

• – Dành riêng 1 sim điện thoại để nhận điện thoại từ các nhận viên chuyển phát, cũng có thể dùng số này để gọi cho nhân viên chuyển phát + khách hàng mà chuyển phát báo không giao được hàng (lưu ý đăng ký nhận list danh sách cuộc gọi đi gọi đến của số này phòng khi phải đối chất với bên chuyển phát). Nếu bạn có trang bị tổng đài IP thì điều này thực sự tuyệt vời vì mọi cuộc trao đổi đều được ghi âm lại tự động từ đấy rất dễ để đối chất (Nếu quan tâm đến hệ thống TỔNG ĐÀI IP này bạn đón đọc bài sau nhé, chỉ 30 triệu thôi bạn tiết kiệm được hàng trăm triệu với vụ tổng đài IP)
• – Dành riêng một mail để làm việc với chuyển phát, tất cả mọi thắc mắc hay bất kỳ điền gì đều dùng mail để gửi (vì mail lưu lại bằng chứng xác thực nhất). Nhớ khi gửi mail đều đặt hạn định thời gian mà bên chuyển phát phải trả lời nhằm tránh tình trạng gửi đi bặt vô âm tín. Đồng thời hạn chế tối đa việc gọi điện cho đơn vị chuyển phát (phụ trách đơn vị mình) cứ mail mà gửi là tốt nhất.
• – Bạn dùng mail + sđt nào làm việc với bên chuyển phát thì nhớ đưa vào hợp đồng và cũng yêu cầu với bên chuyển phát cũng vậy. Trong hợp đồng có đặt thời hạn lâu nhất cho việc trả lời mail tối đa là bao nhiêu thời gian (nói chung hợp đồng nên nói rõ, đặt rõ vì hợp đồng là cái ràng buộc chính)

Hỗ trợ đơn vị chuyển phát

* Nhiều khách hàng ngại nghe số điện thoại lạ vì vậy nếu các bạn báo trước có nhân viên chuyển phát chuẩn bị giao hàng thì sẽ rất ok đồng thời khách nếu có việc đi đâu cũng sẽ cân nhắc lại lịch để đợi nhận hàng.

• – Nếu bạn có hệ thống check trạng thái đơn hàng tự động với bên chuyển phát đồng thời có hệ thống nhắn tin SMS tự động thì khi nhân viên chuyển phát chuẩn bị đi phát hàng thì nhắn tin đến khách hàng nhắc khách hàng để ý điện thoại. Trong trường hợp bạn không có hệ thống này mà bạn bán hàng qua Fb thì xem phương án tiếp theo.
• – Bạn dùng Phần mềm bán hàng có chức năng check trạng thái đơn hàng tự động & tự động inbox fb cho các khách hàng từ lúc bạn xuất hàng ra khỏi kho đến lúc nhân viên giao hàng chuẩn bị giao hàng cho khách, khi giao hàng xong tự động nhắn tin cảm ơn khách hàng.

Đối chiếu & thanh toán:

• – Cực kỳ nhiều shop mất tiền ở công đoạn này mà không biết vì vậy sổ sách, chứng từ cần ít nhất 2 bảng để đối sánh nó giúp tìm ra rất nhanh điểm không khớp. Bạn cũng có thể dùng Phần mềm quản lý bán hàngAbit để đối chiếu công nợ tự động với các bên chuyển phát. Phần mềm bán hàng Abit kết nối với tất cả những đơn vị chuyển phát lớn như: VNpost, Viettel, Giao hàng tiết kiệm, Giao hàng nhanh, ong vàng ….. ĐỪNG ĐỂ TIỀN RƠI ở khâu này nhé các bạn.
• – Thanh toán thì có thể cân đối 2 – 3 lần 1 tuần cái này tuỳ bạn quyết định, tránh để lâu tồn vốn một cách lãng phí.
• – Tuyệt đối không nhận tiền chuyển khoản nhé, tiền mặt là vua (tại sao thì bạn tự tìm hiểu đi vì mình đã nhiều lần nhắc việc này rồi). Khi bạn đàm phán tốt thì tất cả các đơn vị đều thanh toán tiền mặt cho bạn, không loại trừ đơn vị nào cả nhé 🙂

Hạn chế việc tráo hàng, móc hàng trong quá trình chuyển phát.

Cách này chắc chỉ áp dụng được với những đơn hàng giá trị cao số lượng chuyển phát ít.

• –  Đóng gói chắc chắn, bọc bằng băng dính có có thương hiệu riêng hoặc băng dính loại có nhận diện khác biệt, nếu không thì khi bọc kỹ xong thì ký sống hết 6 mặt của hộp đồ bằng bút dạ điều này sẽ hạn chế nhân viên chuyển phát mở ra rồi bọc lại, vì có bọc lại thì sẽ không được như trước (điều này giúp khách hàng của shop dễ nhận ra là hàng đã bị bóc và từ chối nhận).
• –  Giao hàng cho nhân viên chuyển phát ở khu vực có camera, càng gần càng tốt, càng rõ càng tốt để giúp  chứng minh hàng đóng gói nghiêm chỉnh khi giao, đồng thời yêu cầu nhân viên nhận hàng xác nhận trạng thái kiện hàng trong biên bản giao nhận.
• –  Trao đổi với khách hàng lưu ý trước khi nhận hàng xem kỹ xem gói hàng có dấu hiệu bị bóc không, đồng thời nếu được thì chụp ảnh hay quay video lại giúp khi nhận hàng. Cẩn thận hơn nữa thì nhờ khách khi mở hộp nhớ quay lại toàn bộ video (đồng kiểm cũng vậy nhé). Phiền một chút nhưng vui vẻ hết nếu xảy ra vấn đề

+ Ngày trước khi bên mình nhận container hàng cũng thỉnh thoảng bị thiếu hàng, nói ra thì nhà cung cấp bảo đóng hàng đầy đủ & khẳng định không thể thiếu được. Còn bên mình nhận hàng thì thấy thiếu …. Ở hoàn cảnh này 2 bên đều nghi kỵ lẫn nhau, hợp tác nhiều khi không cảm thấy ok vậy nên mình nghĩ ra giải pháp là yêu cầu bên kia lắp camera chỗ khu vực đóng hàng để tiện đếm kiện chuyển vào container  và bên mình cũng lắm camera chỗ khu vực nhận hàng để đếm kiện khi nhận hàng. Từ đấy mọi việc đều tuyệt vời <3 Khi thiếu hàng 2 bên chỉ cần kiểm tra lại camera nếu chuẩn rồi thì còn mỗi chỗ là Hải quan họ kiểm hóa và mất lúc đó và phương án giải quyết nó dễ dàng hơn nhiều.

* Nếu bạn làm được điều này thì yên tâm hạn chế được khá nhiều việc mất hàng, tráo hàng đấy đồng thời giữ được nhiều thứ… nhất là khi bạn không trực tiếp là người đóng hàng

Tiểu xảo nhỏ nhưng lợi ích lớn (gợi ý từ giao hàng Ong Vàng)

* Nên để mức giá mà số tiền là lẻ kiểu như 198k , 248k, 298k …. cảm giác khách hàng là thấy rẻ ngoài ra nhân viên chuyển phát sẽ rất ưu ái chuyển những đơn có giá như vậy. Vì sao ư? Vì nhiều khi khách hàng đưa tiền chẵn không cần lấy lại tiền thừa nên cho luôn nhân viên chuyển phát … ngày họ chỉ cần phát được 20 – 30 đơn như vậy cũng đủ tiền xăng, họ nhặt từng đồng, tính từng hào nên cái nào có lợi cho họ hơn họ sẽ cố gắng phát bằng được những đơn đấy.

 Điều khoản hợp đồng & thái độ quyết định tất cả.

– Không phải giá chuyển phát đắt là thái độ phục vụ tốt hay rẻ là phục vụ không tốt mà chính cách xử lý của bạn trên hợp đồng, áp dụng những điều khoản đã ký một cách nguyên tắc thì lúc nào bạn cũng nhận được chất lượng dịch vụ tốt. Đừng làm việc theo kiểu xuề xòa, thông cảm, thương người … rồi đến lúc bạn bị chính cái đó hại mình vì thế NGUYÊN TẮC cực kỳ quan trọng

* Thôi đến đây cũng dài lắm rồi, cũng nhiều vấn đề gợi ý cho bạn để tối ưu chuyển phát, giao hàng rồi vận nên cho phép mình dừng. Bạn nào còn vấn đề gì cần hỗ trợ thì comment nhé

P/s: Vấn đề có thể khó với người này nhưng lại dễ với người khác, tuỳ mối quan hệ, doanh số, cũng như cách gia tăng áp lực khi đàm phán

Nguồn: Anh Nguyễn Nghĩa – Cộng đồng Abit